Microsoft vient de sortir une vrai bonne idée, c’est celle de renforcer la sécurité des réunions avec la vérification des adresses de messagerie des personnes externes invitées. Dommage que cela nécéssite la licence Teams Premium 😉
Article Original :https://techcommunity.microsoft.com/blog/microsoftteamsblog/enhance-meeting-security-with-teams-premium%E2%80%99s-email-verification-for-external-me/4292196
Nous sommes ravis d’annoncer une nouvelle fonctionnalité dans Microsoft Teams qui améliore la sécurité et la fiabilité de vos réunions grâce à la vérification de l’adresse e-mail des participants externes qui rejoignent les réunions. Les organisateurs de réunions peuvent désormais demander aux participants externes de vérifier leur adresse e-mail avec un code de vérification avant de rejoindre la réunion. Une fois vérifiés, les participants apparaîtront dans la réunion avec l’étiquette « E-mail vérifié », offrant aux organisateurs un moyen plus fiable de gérer les participants externes. Cette amélioration donne aux organisateurs une plus grande confiance quant aux personnes qui rejoignent leurs réunions.
À qui s’adresse cette fonctionnalité ?
Lorsque vous invitez un participant externe à rejoindre des réunions Teams, il est courant que le participant ne dispose pas d’un compte Microsoft professionnel, scolaire ou personnel pour se connecter. Actuellement, Teams prend en charge les utilisateurs qui rejoignent les réunions en tant que participants « non vérifiés ». Si votre organisation ne souhaite pas que les participants non vérifiés puissent rejoindre les réunions, vous bénéficierez d’une nouvelle fonctionnalité qui permet aux participants de rejoindre la réunion en vérifiant leur e-mail sans s’inscrire à un compte Teams. Cela permet à un organisateur de vérifier tous les participants et offre la possibilité de suivre ceux qui rejoignent vos réunions après avoir vérifié leurs adresses e-mail.
Comment votre organisation peut-elle y parvenir ?
Cette fonctionnalité est disponible pour les organisateurs de réunions disposant d’une licence Teams Premium.
Contrôles d’administration : les administrateurs qui gèrent les politiques des locataires disposeront d’une nouvelle politique de réunion intitulée « Les utilisateurs anonymes peuvent rejoindre les réunions Teams après vérification par code e-mail », comme indiqué dans la capture d’écran ci-dessous. Cette nouvelle politique de réunion complète la politique de réunion existante selon laquelle les administrateurs des locataires ont déjà le contrôle pour permettre aux « utilisateurs anonymes de rejoindre la réunion sans vérification ».
Lorsque les administrateurs peuvent choisir d’activer les deux politiques de réunion pour les utilisateurs des organisations et laisser le choix d’exiger la vérification de l’e-mail aux organisateurs de la réunion via une nouvelle option de réunion qui sera disponible pour eux.
Contrôles de l’organisateur de la réunion : lors de la planification de réunions, les organisateurs de réunions disposeront désormais d’une nouvelle option de réunion intitulée « Les participants non vérifiés peuvent rejoindre la réunion » qui sera définie par défaut pour les cas où l’administrateur a activé les participations non vérifiées, comme indiqué dans l’écran ci-dessous :
Les organisateurs peuvent choisir d’exiger que les participants s’authentifient en désactivant cette option de réunion comme indiqué dans la capture d’écran ci-dessous :
Expérience des participants : lorsque les organisateurs choisissent d’interdire aux participants non vérifiés de rejoindre les réunions, ces derniers doivent s’authentifier lorsqu’ils tentent de rejoindre la réunion. S’ils possèdent un compte professionnel, un compte scolaire ou un compte Microsoft personnel, ils peuvent utiliser ces informations d’identification pour l’authentification. Les participants qui ne possèdent aucun de ces comptes Microsoft devront s’authentifier en saisissant leur adresse e-mail, à laquelle sera attribué un code d’accès à usage unique pour la vérification.
Les participants qui vérifient la même adresse e-mail que celle à laquelle l’invitation à la réunion a été envoyée seront autorisés à rejoindre directement la réunion si le paramètre « Contournement du lobby » autorise les participants invités. À l’inverse, les participants qui vérifient avec une adresse e-mail différente seront placés dans le lobby et étiquetés « E-mail vérifié ».
En fonction des paramètres « Contournement du lobby », si le paramètre est défini pour permettre aux participants invités de contourner le lobby, les participants dont l’adresse e-mail a été vérifiée et qui ont été invités à la réunion seront autorisés à contourner le lobby. Les participants dont l’adresse e-mail a été vérifiée et qui n’ont pas été invités à la réunion seront placés dans le lobby. La balise « e-mail vérifié » et l’adresse e-mail qu’ils ont saisie pour la vérification seront affichées sur la carte de profil du participant dans le lobby, la liste des participants à la réunion et le chat de la réunion.
Pourquoi votre organisation devrait-elle utiliser cette fonctionnalité ?
Sécurité et confiance renforcées : en vérifiant l’identité des participants externes, nous réduisons le risque d’accès non autorisé aux réunions. Les organisateurs de réunions peuvent faire davantage confiance aux participants externes car ils disposent désormais de l’adresse e-mail des participants, ce qui n’est pas possible pour les inscriptions non vérifiées.
Engagement amélioré : les organisateurs peuvent recueillir des informations supplémentaires sur les participants à des fins de suivi et d’engagement, ce qui peut améliorer l’efficacité globale de la réunion.
Disponibilité
Cette fonctionnalité sera disponible dans le cadre de Teams Premium et sera publiée en avant-première publique début 2025. Les organisations peuvent améliorer la sécurité et l’expérience utilisateur des participants externes qui rejoignent les réunions Microsoft Teams. Restez à l’écoute pour plus de mises à jour et une documentation détaillée sur la façon d’activer et d’utiliser la vérification des e-mails pour les participants externes aux réunions Teams.
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