Nouveau client Outlook M365

Microsoft va gentiment mais surement imposer progressivement la bascule de l’ancien client Outlook vers le nouveau client Outlook dans l’environnement 365.

C’est en tout cas ce qui est annoncé dans le message MC949965 consultable dans l’interface d’administration de M365.
Pas de panique vous avez jusqu’à Mars 2027 pour vous y préparer, Microsoft ayant prolonger de 12 mois le changement vers la nouvelle version.
Pendant ce temps les administrateurs peuvent forcer par stratégie la bascule vers le nouveau client Outlook pour une partie des utilisateurs.

Je vous avoue que compte tenu des nombreux déboires de ce nouveau client Outlook lors de sa sortie, il vaut mieux s’y préparer.
Certaines fonctions ne sont d’ailleurs plus disponibles et d’autre part l’interface utilisateurs est un peu différente mais encore une fois le diable se cache dans les détails.

Si vous avez intégré par exemple dans vos clients Outlook des solutions applicatives mieux vaut également anticiper ce changement des maintenant en commençant un pilote sur une population représentative de vos utilisateurs.

Le tableau suivant vous donne une légère idée des changements de fond qu’il faudra anticiper.

	Ancien Outlook 365	Nouveau Outlook 365
Interface	Classique, lourde	Moderne, simplifiée
Mode hors ligne	Complet	Limité
Stockage local (PST/OST)	Oui	Non
Add-ins COM/VBA	Oui	Non
Copilot / IA	Non	Oui
Sécurité	Locale + mises à jour	Cloud + mises à jour auto
Alignement Web/Cloud	Partiel	Total

Voici quelques ressources qui pourrait vous aider

• Microsoft Learn – Migration vers Microsoft 365 / Office 365 Guide officiel expliquant les méthodes de migration, la configuration de la sécurité (authentification à deux facteurs) et les bonnes pratiques. Migration de votre compte Outlook.com vers Microsoft 365 (learn.microsoft.com in Bing)

• Remo Software – Procédure pas à pas Tutoriel détaillé pour migrer emails, calendriers, contacts, règles, signatures et fichiers PST/OST vers Office 365.
  Comment migrer Outlook vers Office 365 (remosoftware.com in Bing)

• Guide complet de migration Office 365 (5 étapes) Explication claire des phases de migration : planification, exécution, méthodes disponibles, avantages et enjeux.
  Migration Office 365 : Guide complet (infomaniak.com in Bing)

Voici également quelques étapes que vous pourriez suivre pour anticiper et gérer votre migration

Étape 1 : Analyse préalable

• Inventaire des usages actuels :
  • Vérifier la dépendance aux fichiers PST/OST.
  • Identifier les utilisateurs qui travaillent souvent hors ligne.
  • Recenser les add-ins COM/VBA utilisés.
• Évaluation des risques :
  • Déterminer les workflows critiques susceptibles d’être perturbés.
  • Identifier les équipes sensibles (finance, juridique, mobilité).

Étape 2 : Préparation technique

• Compatibilité :
  • Tester les add-ins dans le nouvel Outlook (support limité aux add-ins modernes).
• Migration des données :
  • Planifier la conversion des fichiers PST vers Exchange Online ou OneDrive.
• Infrastructure :
  • Vérifier la connectivité réseau et la bande passante pour un usage cloud intensif.

Étape 3 : Communication interne

• Information des utilisateurs :
  • Expliquer les différences majeures (interface, limitations hors ligne, Copilot).
• Formation :
  • Préparer des guides pratiques et des sessions de formation.
• Support :
  • Mettre en place une FAQ interne et un canal de support dédié.

Étape 4 : Phase pilote

• Déploiement test :
  • Sélectionner un groupe pilote représentatif (différents services et profils).
• Collecte de feedback :
  • Identifier les problèmes rencontrés et ajuster la stratégie.
• Corrections :
  • Adapter les paramétrages et documenter les solutions.

Étape 5 : Déploiement général

• Planification progressive :
  • Migrer par vagues (service par service).
• Suivi :
  • Monitorer les performances et la satisfaction utilisateur.
• Accompagnement :
  • Maintenir un support renforcé pendant la période de transition.

Étape 6 : Post-migration

• Évaluation :
  • Mesurer l’adoption et la productivité.
• Optimisation :
  • Exploiter Copilot et les nouvelles intégrations cloud.
• Clôture :
  • Désinstaller l’ancien client Outlook une fois la transition stabilisée.