Microsoft a rendu Priority Cleanup disponible pour SharePoint Online et OneDrive for Business, après avoir testé une version similaire pour Exchange. Cette fonctionnalité permet de supprimer des fichiers même lorsqu’ils sont protégés par des stratégies de rétention ou des labels, ce qui constitue une exception importante aux mécanismes habituels de conformité.
L’objectif est de répondre à des besoins concrets où certaines données — souvent volumineuses et anciennes — ne devraient plus être conservées, même si elles sont théoriquement bloquées par des règles de rétention.
Dans SharePoint et OneDrive, certains fichiers peuvent rester présents très longtemps à cause notamment :
- De labels de rétention,
- De politiques qui empêchent la suppression,
- Ou de la « Preservation Hold Library », qui bloque la suppression tant que les durées de rétention ne sont pas expirées.
Mais dans la pratique, certaines données n’ont aucune valeur métier durable et peuvent même poser problème, par exemple dans un contexte Copilot où du contenu ancien pourrait être utilisé dans des réponses.
Microsoft introduit donc Priority Cleanup pour débloquer et supprimer ce contenu malgré les protections existantes.
Cette fonctionnalité : Priority Cleanup est destiné notamment à :
- Supprimer les enregistrements de réunions Teams,
- Supprimer les transcriptions associées, mais aussi à
- Réduire le stockage occupé par ces fichiers lourds.
Bien que Teams supprime déjà automatiquement beaucoup d’enregistrements via son expiration native, les fichiers portant des labels de rétention peuvent persister indéfiniment.
L’enjeu est aussi d’éviter que Copilot n’utilise des transcriptions anciennes dans ses analyses ou suggestions.
Priority Cleanup permet donc, de supprimer ces éléments malgré la rétention, puis de supprimer le OneDrive, et de récupérer l’espace de stockage. Il ignore les labels de rétention et autres mécanismes habituellement obligatoires.
Les éléments supprimés passent par le second-stage Recycle Bin avant suppression définitive, afin de maintenir la conformité du processus.
pour plus d’information : Remplacer les conservations pour propre des fichiers pour Copilot et récupérer le stockage | Microsoft Learn
Laurent TERUIN
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