Teams : Organiser des réunions efficaces avec les applications Teams tout en travaillant à distance


Microsoft présente ici l’usage de deux applications permettant d’agrémenter les réunions Teams. A essayer

Traduit de l’anglais : https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams-blog/drive-effective-meetings-with-teams-apps-while-working-remote/ba-p/1445824

Au cours des derniers mois, nous avons assisté à d’énormes transformations, les entreprises s’adaptant à des environnements de travail à distance. L’une des principales tendances a été l’essor des réunions virtuelles, les entreprises cherchant à maintenir leur rythme de travail et à garder des liens humains tout en travaillant à distance. Cependant, comme le volume des réunions augmente, les équipes doivent relever des défis en matière de gestion, d’efficacité et d’engagement. Pour surmonter certains de ces défis, nous allons mettre en évidence quelques intégrations populaires de l’application Teams qui peuvent vous aider à mener des réunions efficaces tout en travaillant à distance.

Rationalisez la préparation de l’ordre du jour et la gestion des réunions

Pour que les réunions soient efficaces, il ne suffit pas de réunir un groupe pour discuter, il faut aussi faire preuve de réflexion sur la préparation de l’ordre du jour, clarifier les objectifs et définir les actions à entreprendre. Pour planifier une réunion avec succès, il est facile d’envisager des applications qui rationalisent la préparation de l’ordre du jour et le processus de gestion des réunions.

SoapBox simplifie le processus de préparation et de gestion de l’ordre du jour en permettant aux équipes d’établir, de collaborer et d’établir l’ordre du jour des réunions sans quitter leur espace de travail au sein des équipes. Grâce à son bot et à ses onglets, les équipes disposent d’un espace de travail intégré unique où elles peuvent établir les points de l’ordre du jour, saisir les procès-verbaux des réunions et suivre la résolution des points d’action, ce qui élimine les obstacles administratifs généralement rencontrés dans la gestion des réunions.

Collaborer avec des ordres du jour de réunions partagés

Établir des ordres du jour en collaboration en ajoutant des points à un ordre du jour commun – ce qui renforce le travail d’équipe et permet de s’assurer que chaque participant est parfaitement aligné et conscient de la portée et des objectifs de la réunion. Vous pouvez également accéder à un inventaire des points de l’ordre du jour suggérés qui peuvent être utilisés comme supplément. Les équipes sont averties chaque fois que des points sont ajoutés à l’ordre du jour, qu’ils sont clos et que des rappels sont envoyés pour les réunions à venir afin de garantir la responsabilité de l’ensemble de l’équipe.

Gérer vos réunions, rédiger des comptes rendus et assigner des actions

Au début de votre réunion, cochez les points de l’ordre du jour au fur et à mesure que vous les abordez, afin de savoir quels sont les points qui restent en suspens. Les points de l’ordre du jour non couverts sont automatiquement reportés à la réunion suivante de la série, si nécessaire. Vous pouvez également saisir les comptes rendus de réunion et les points d’action à partir de l’application, de sorte que les membres de l’équipe disposent d’un répertoire central dans Teams auquel ils peuvent accéder.

Accédez à des informations alimentées par l’IA à partir des conversations que vous avez avec votre équipe

Grâce à l’apprentissage automatique, SoapBox peut déchiffrer les sujets dont vous parlez le plus (et le moins) souvent dans toutes vos réunions. Sur la base des informations recueillies lors de vos réunions, il vous proposera des questions et des lectures qui vous aideront à mieux préparer et équilibrer vos futures réunions.

En savoir plus sur SoapBox for Teams et ses plans d’offres et comment il peut vous aider à planifier et gérer des réunions efficaces !

Maintenir le lien humain avec votre équipe

Les réunions sont efficaces lorsque les participants sont engagés et ont un lien avec le présentateur. Lorsque vous supprimez cet engagement, vous perdez ce lien humain et commencez à perdre toute l’attention de votre auditoire. Avec Prezi Video, vous renforcez ce lien avec votre équipe en vous gardant ensemble, vous et votre contenu, sur le même écran pour une expérience de présentation puissante. Les participants restent engagés tout au long de la réunion vidéo en direct et peuvent collaborer en temps réel, créant ainsi une expérience de présentation efficace pour toute l’équipe.

Envoyez des mises à jour asynchrones préenregistrées utiles

Lorsque les réunions en direct ne sont pas nécessaires ou ne sont pas réalisables, vous pouvez créer une mise à jour vidéo rapide à partager directement dans votre canal Équipes, ce qui permet à votre équipe de rester à jour sans interrompre son travail grâce à une communication asynchrone. L’intégration facile de vos informations et graphiques indispensables dans votre écran vidéo signifie que les membres de l’équipe peuvent partager et discuter des données clés au moment qui leur convient le mieux.

Équilibrer temps et productivité

Sans avoir besoin d’un concepteur, vous pouvez créer des vidéos étonnantes avec des modèles prédéfinis et des images de haute qualité disponibles sur Prezi Video et gagner un temps précieux pour des discussions plus percutantes ou même annuler entièrement une réunion en envoyant une vidéo et en ayant la discussion dans le canal de votre équipe à la place, ce qui fait gagner du temps à tout le monde.

En savoir plus sur Prezi Video pour les équipes pour commencer gratuitement et voir comment il peut vous aider à créer des communications visuelles puissantes !

Dynamisez vos réunions grâce à des défis interactifs

Parfois, les réunions ont juste besoin d’un coup de pouce pour maintenir l’intérêt des participants. Pensez à introduire de courts défis interactifs au milieu d’une réunion pour insuffler un peu d’énergie. Kahoot ! est une plateforme d’apprentissage basée sur le jeu qui permet de créer, de partager et de jouer facilement à des défis d’apprentissage (kahoots). Que ce soit pour les affaires ou pour le plaisir, vous pouvez jouer l’expérience de la réunion pour accroître l’attention et l’engagement. Grâce à son intégration récente dans Teams, les hôtes des réunions peuvent présenter des kahoots en direct pendant les réunions ou assigner des défis à leur propre rythme après les réunions.

Lancez un défi en direct lors de la réunion de vos équipes

Organisez des kahoots en direct pendant une réunion pour que vos participants restent engagés et énergiques. Que vous souhaitiez lancer la réunion avec un brise-glace, faciliter les questions-réponses ou recueillir des commentaires, vous pouvez accéder rapidement à vos kahoots au sein des équipes et partager votre écran pour permettre aux participants de se joindre à vous. Vous pouvez également importer vos diapositives PowerPoint dans votre kahoot pour gambader vos présentations existantes. Augmentez l’engagement et faites vivre toute l’expérience de l’application Kahoot ! au sein des équipes.

Attribuez un défi à vos participants dans votre canal Teams

Renforcer les points de discussion en attribuant un défi aux participants après une réunion, qui peut être consulté directement par les équipes. Ils recevront des rappels automatiques à remplir et vous pourrez profiter d’une expérience interactive pour leur rappeler les points clés dont vous voulez qu’ils se souviennent.

Résultats et rapports

Si vous souhaitez consulter les données du défi, un rapport sera directement lié au podium pour que l’hôte puisse l’examiner – ce qui vous permettra de voir comment vos participants se sont comportés et de mesurer leur niveau d’engagement. Les rapports des matchs en direct organisés par les équipes sont disponibles en vous connectant à votre compte sur le site web kahoot.

En savoir plus sur Kahoot ! pour les équipes et leurs offres et comment il peut vous aider à créer des jeux en direct dans vos présentations !

Dynamisez vos réunions grâce à des défis interactifs

Parfois, les réunions ont juste besoin d’un coup de pouce pour maintenir l’intérêt des participants. Pensez à introduire de courts défis interactifs au milieu d’une réunion pour insuffler un peu d’énergie. Kahoot ! est une plateforme d’apprentissage basée sur le jeu qui permet de créer, de partager et de jouer facilement à des défis d’apprentissage (kahoots). Que ce soit pour les affaires ou pour le plaisir, vous pouvez jouer l’expérience de la réunion pour accroître l’attention et l’engagement. Grâce à son intégration récente dans Teams, les hôtes des réunions peuvent présenter des kahoots en direct pendant les réunions ou assigner des défis à leur propre rythme après les réunions.

Article original : https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams-blog/drive-effective-meetings-with-teams-apps-while-working-remote/ba-p/1445824    

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