Microsoft annonce la disponibilité générale (General Availability) de l’envoi d’e-mails à partir d’un alias dans Exchange Online. Sending From Email Aliases – General Availability . Cette fonctionnalité peut sembler relativement simple, mais elle répond à une problématique historique d’Exchange Online :

Permettre à un utilisateur possédant plusieurs adresses SMTP de choisir réellement l’adresse depuis laquelle il souhaite envoyer un message.

Jusqu’à présent, les alias étaient principalement utilisés pour permettre à une même boîte aux lettres de recevoir des messages sur plusieurs adresses SMTP. Microsoft avait cependant commencé à faire évoluer cette logique avec la Public Preview de « Sending From Email Aliases ». Sending From Email Aliases – Public Preview*

La disponibilité générale marque donc une étape importante pour les organisations utilisant plusieurs domaines, marques ou identités de messagerie.

Qu’est-ce qu’un alias dans Exchange Online ?

Une boîte aux lettres Exchange Online possède généralement une adresse SMTP principale, mais elle peut également disposer de plusieurs adresses SMTP secondaires, communément appelées alias. Prenons l’exemple d’un utilisateur dont l’adresse principale est :

prenom.nom@entreprise.fr

Sa boîte aux lettres peut également posséder plusieurs alias :

support@entreprise.fr
commercial@entreprise.fr
prenom.nom@filiale.fr

Tous les messages envoyés vers ces différentes adresses peuvent être distribués dans la même boîte aux lettres.
L’intérêt de Send From Alias est d’aller plus loin : l’utilisateur peut utiliser un alias comme adresse d’expédition au lieu d’utiliser systématiquement son adresse SMTP principale. Microsoft avait présenté cette orientation dès la Public Preview, en expliquant vouloir faire évoluer les alias vers des adresses de messagerie davantage considérées comme des adresses à part entière.

Pourquoi cette fonctionnalité est-elle intéressante ?

Dans certaines organisations, un même utilisateur peut avoir besoin de communiquer sous plusieurs adresses de messagerie. Imaginons par exemple une personne disposant des adresses suivantes :

Adresse principale : laurent@entreprise.fr
Alias : contact@entreprise.fr
Alias : support@entreprise.fr
Alias : laurent@filiale.fr

Selon le contexte, cette personne peut souhaiter envoyer un message en utilisant l’adresse correspondant réellement à son activité ou à son interlocuteur. Cette possibilité est particulièrement intéressante pour les organisations possédant plusieurs domaines de messagerie, plusieurs marques ou plusieurs entités juridiques.

Une fonctionnalité attendue depuis longtemps

L’envoi depuis un alias n’est pas une nouveauté apparue soudainement dans Exchange Online. Microsoft avait déjà introduit cette capacité dans le cadre d’une Public Preview, avec l’objectif de faire évoluer la manière dont Exchange traite les alias.

La communauté Microsoft 365 s’intéresse d’ailleurs depuis longtemps à cette problématique, notamment parce que les entreprises souhaitent parfois utiliser plusieurs adresses d’expédition sans nécessairement créer plusieurs comptes ou plusieurs boîtes aux lettres.

Comment activer l’envoi depuis un alias ?

La fonctionnalité est associée au paramètre Exchange Online SendFromAliasEnabled.La commande PowerShell utilisée pour activer cette option est :

Set-OrganizationConfig -SendFromAliasEnabled $true

La configuration peut ensuite être contrôlée avec :

Get-OrganizationConfig | Select-Object SendFromAliasEnabled

Conseil d’administration : avant d’activer cette fonctionnalité à l’échelle d’un tenant Microsoft 365, il peut être pertinent de vérifier la manière dont les alias SMTP sont actuellement attribués aux utilisateurs. Une adresse historiquement créée uniquement pour assurer la réception de messages peut désormais prendre une importance supplémentaire si elle est utilisée comme adresse d’expédition.

Comment l’utilisateur choisit-il son alias ?

Lors de la rédaction d’un message, l’utilisateur peut utiliser le champ De afin de sélectionner l’adresse avec laquelle il souhaite envoyer son message. Le principe recherché est que le destinataire voie l’alias sélectionné comme adresse d’expédition, plutôt que l’adresse SMTP principale de la boîte aux lettres.

Quels sont les principaux cas d’usage ?

1. Un utilisateur travaillant pour plusieurs entités

C’est probablement l’un des scénarios les plus intéressants. Un collaborateur peut travailler pour plusieurs entités ou marques tout en conservant une seule boîte aux lettres Exchange Online.

Il pourrait par exemple disposer de :

prenom.nom@societe-a.fr
et :
prenom.nom@societe-b.fr

L’alias permet alors d’utiliser une adresse différente selon le contexte de communication.Dans une organisation possédant de nombreux domaines acceptés dans Exchange Online, cette fonctionnalité peut donc simplifier certains scénarios de gestion des identités de messagerie.

2. Une adresse liée à une fonction

Un utilisateur peut également disposer d’adresses correspondant à certaines fonctions :

commercial@entreprise.fr
communication@entreprise.fr
direction@entreprise.fr

Dans certains scénarios, l’utilisation d’un alias peut être envisagée lorsqu’une seule personne doit pouvoir utiliser cette adresse. Mais il faut alors se poser une question importante :

Faut-il utiliser un alias ou une boîte aux lettres partagée ?

Alias ou boîte aux lettres partagée ?

Les deux mécanismes ne couvrent pas exactement le même besoin.

Si l’adresse représente simplement une identité supplémentaire d’un utilisateur, l’utilisation d’un alias peut être pertinente. En revanche, si l’adresse représente une véritable fonction organisationnelle utilisée par plusieurs collaborateurs, une boîte aux lettres partagée Exchange Online reste généralement une architecture plus cohérente.

Par exemple, une adresse telle que support@entreprise.fr utilisée par cinq techniciens possède une dimension collaborative qui dépasse largement la simple notion d’alias.

Attention au nom d’affichage

Il existe également une subtilité importante : l’adresse SMTP utilisée pour envoyer le message et le nom d’affichage de l’utilisateur sont deux notions différentes. Ce point devient particulièrement visible lorsqu’une personne travaille pour plusieurs entités.

Prenons l’exemple suivant :

Utilisateur : Jean DUPONT
Adresse principale : jean.dupont@societe-a.fr
Alias : jean.dupont@societe-b.fr

Un administrateur pourrait souhaiter que l’utilisateur dispose non seulement d’une adresse différente, mais également d’une identité visuelle ou d’un nom d’affichage différent selon l’adresse utilisée.

Cette problématique a notamment été soulevée par des administrateurs dans la communauté Microsoft lorsqu’ils utilisent un alias correspondant à une société différente.

Il faut donc bien distinguer : la possibilité d’envoyer avec une autre adresse SMTP de la gestion complète de plusieurs identités de messagerie distinctes. autrement dit, l’alias ne doit pas être considéré automatiquement comme l’équivalent d’une deuxième boîte aux lettres.

Une évolution qui pose aussi une question de gouvernance

D’un point de vue purement technique, envoyer un message depuis un alias peut sembler anodin.Dans une grande organisation, la question est cependant plus importante.

Une adresse SMTP représente une identité numérique visible par les correspondants internes et externes.L’ouverture de cette possibilité mérite donc d’être accompagnée d’une réflexion sur la gouvernance des alias.

Plusieurs questions peuvent être posées :

• Qui peut demander la création d’un alias ?
• Quels domaines SMTP peuvent être utilisés ?
• Certaines adresses fonctionnelles doivent-elles être interdites en tant qu’alias individuels ?
• Faut-il réserver certaines adresses aux boîtes aux lettres partagées ?
• Comment sont gérés les alias lors d’un changement de fonction ?
• Comment sont supprimés les alias lorsqu’ils ne sont plus nécessaires ?
• Comment gérer les collaborateurs travaillant pour plusieurs entités ou marques ?

Ces points ne constituent pas des exigences annoncées par Microsoft , mais représentent des recommandations de gouvernance que je considère pertinentes dans un environnement Microsoft 365 d’entreprise.

Attention également aux adresses sensibles

Certaines adresses méritent notamment une attention particulière.

Des alias comme :

direction@entreprise.fr
securite@entreprise.fr
rh@entreprise.fr
support@entreprise.fr

peuvent être perçus par les destinataires comme représentant une fonction officielle de l’organisation. La possibilité d’envoyer depuis un alias renforce donc l’intérêt d’une gestion maîtrisée des proxyAddresses et des domaines SMTP dans l’annuaire.
Dans un environnement hybride, cette réflexion peut également s’intégrer plus largement dans la gouvernance du cycle de vie des attributs Exchange des utilisateurs.

Quel impact pour les architectures Exchange hybrides ?

Dans les environnements ayant migré leurs boîtes aux lettres vers Exchange Online mais conservant une synchronisation des identités avec Active Directory et Microsoft Entra ID, cette évolution rappelle un principe important : les attributs de messagerie continuent à jouer un rôle essentiel dans l’identité de l’utilisateur.

La gestion des alias ne doit donc pas être considérée uniquement comme une fonctionnalité Outlook.Elle fait partie de la conception globale de l’identité de messagerie : adresse principale, alias, domaines acceptés, adresses fonctionnelles et gouvernance du cycle de vie des utilisateurs.

C’est particulièrement important dans les entreprises qui réfléchissent parallèlement à la suppression de leur dernier serveur Exchange on-premises tout en conservant des identités synchronisées.

En conclusion

La disponibilité générale de Sending From Email Aliases représente une évolution intéressante d’Exchange Online. L’alias n’est plus simplement une adresse permettant de recevoir un message dans une boîte aux lettres. Il peut également devenir une véritable adresse d’expédition utilisée par l’utilisateur.

Pour les entreprises utilisant plusieurs domaines, plusieurs marques ou différentes identités de messagerie, cette fonctionnalité ouvre des scénarios particulièrement intéressants.

Mais comme souvent avec Microsoft 365, une fonctionnalité simple pour l’utilisateur peut nécessiter une réflexion plus large pour l’administrateur.

Avant de généraliser son utilisation, il est donc pertinent de revoir la gouvernance des alias SMTP et de déterminer clairement quand utiliser :

• un alias SMTP ;
• une boîte aux lettres partagée ;
• une adresse fonctionnelle ;
• ou une boîte aux lettres distincte.

La disponibilité générale de cette fonctionnalité constitue ainsi une bonne occasion pour les administrateurs Exchange Online de revoir leur stratégie de gestion des identités de messagerie. 😉